MISIÓN
La Oficina de Registros Estudiantiles
(O.R.E.), tiene como misión la
custodia y control de los expedientes
estudiantiles, el control y actualización
en datos básicos y la coordinación
de procesos estudiantiles en la Facultad,
sustentada en la garantía de equidad
y legalidad de los mismos, para que la
Institución pueda brindar oportuna
y eficientemente la información
sobre su matrícula.
VISIÓN
Hacer de la Oficina de Registros Estudiantiles
(O.R.E.) una Dependencia que, enmarcada
en la razón de ser de la Universidad,
contribuya a mejorar los procesos de registro
estudiantil desde la inscripción
hasta el expediente de grado, en el marco
de la mejor atención y con miras
a buscar la excelencia en el manejo interno
de la información confiada a su
custodia.
OBJETIVOS
La O.R.E. es una unidad de vital importancia
para la Facultad de Ciencias Forestales
y Ambientales, está adscrita al
Decanato y al igual que otras facultades
tiene una estructura organizativa propia
y adecuada de acuerdo a los niveles de
exigencias de la Facultad. Es una oficina
de carácter netamente técnico,
de apoyo, que se encarga fundamentalmente
de:
• Custodiar y controlar los expedientes
de los estudiantes de la FCFA.
• Planificar, programar y ejecutar
las actividades derivadas de los procesos
estudiantiles, de acuerdo a los Reglamentos,
Normas y Disposiciones establecidas a
tal fin, que sean competencia de O.R.E.:
Inscripciones, Reclamos, Retiros Definitivos,
Cambios de Opción o Carrera, Cambio
de Núcleo, Ingreso por Traslado
y Equivalencias, Aplicación de
las medidas de Bajo Rendimiento Estudiantil,
Apelación a las medidas de Bajo
Rendimiento Estudiantil, Reincorporaciones,
Régimen Especial, Estudios de Carreras
Paralelas, Realización de Cursos
Intensivos, Apertura, Actualización
y cierre de expediente, Elaboración
de Expedientes de Grados y Elaboración
de diferentes tipos de Constancias (Notas,
Selección de Materia y Horario
para el semestre lectivo, Ubicación
en el Plan de Estudio, Culminación
de Estudios, Buena Conducta, Certificación
de Rango Académico).
• Velar por el cumplimiento de las
normas establecidas en cuanto a: ingreso,
permanencia y egreso del estudiante en
dicha facultad.
• Garantizar la eficiencia y legalidad
de todos los procesos ordinarios competencia
de O.R.E.
FUNCIONES
• Ejercer función contralora
de todos los procesos de Registros Estudiantiles
mediante el archivo de Datos Básicos.
• Mantener y actualizar el archivo
computarizado de Datos Básicos,
conformado por los registros de los estudiantes
activos e inactivos de la FCFA.
• Coordinar con OCRE la planificación,
programación y ejecución
de las actividades derivadas de los procesos
ordinarios de la O.R.E.
• Coordinar con la DSIA la planificación
y ejecución de los procesos ordinarios
de O.R.E. que involucre el Sistema Automatizado
ULA-SIRE.
• Planificar, supervisar y coordinar
con los Directores de las Escuelas los
procesos de inscripción de las
diferentes carreras, aplicando las políticas
propias de ingreso de la Facultad y la
reglamentación establecida por
la O.R.E.
• Organizar y controlar en coordinación
con los Directores de las Escuelas, las
actividades académicas de los estudiantes,
de acuerdo con el Plan de Estudios y Programas
de cada asignatura.
• Elaborar en coordinación
con los Directores de las Escuelas, los
cronogramas de actividades anuales y semestrales
de los estudiantes de las diferentes carreras
y someterlo a la aprobación del
Consejo de Escuela y del Consejo de Facultad.
• Planificar, organizar y ejecutar
actividades tanto informativas como educativas,
dirigidas a estudiantes, profesores y
empleados, sobre los procesos ordinarios
competencia de O.R.E.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
1. DIRECCIÓN DE O.R.E.:
Un Director de la O.R.E o Jefe de Información
y Control Estudiantil. Econ. Tania Katiuska
Vera de Bonaccorso. Es responsable de
la administración de los recursos
materiales y humanos, así como
la ejecución de los procesos operativos
y servicio de la Facultad. Dirige las
actividades técnicas y administrativas
de una unidad sectorial de información
y control estudiantil, planificando, coordinando
y controlando los sistemas de procedimientos
referentes al área, con la finalidad
de prestar un servicio eficiente al usuario.
2. UNIDAD DE REGISTRO ESTUDIANTIL:
Nivel operativo, tiene bajo su responsabilidad
el diseño, ejecución y control
de los procesos directamente a cargo de
la O.R.E.
a) Asistente de Información y
Control Estudiantil. T.S.U. Erika Prato.
Es responsable de supervisar, controlar
y administrar los procesos de admisión,
registro y control estudiantil, a través
del Sistema Integrado de Registros Estudiantiles
ULA-SIRE, a fin de garantizar la eficiencia
y la integridad en las operaciones, que
incluye desde el ingreso hasta el egreso
del estudiante de la Institución,
la prestación del servicio y el
resguardo de la información y documentación
manejados. Igualmente, gestiona servicios
de atención y soporte técnico
en la preparación y ejecución
de los procesos de inscripción,
pago de matricula y programación
de actividades, con la unidad de soporte
de la DSIA.
b) Personal de apoyo. Liseth Quintero.
Es responsable de atender eficiente y
eficazmente tanto al personal docente,
administrativo, estudiantes y público
en general, realizando las tareas y/o
actividades asignadas en las Secciones
de Admisión, Graduación
y Registro y Control Estudiantil. Igualmente,
asiste en las actividades secretariales
desarrolladas en la oficina, recibiendo,
chequeando, clasificando, distribuyendo,
archivando, registrando y transcribiendo
documentos, a fin de apoyar las actividades
técnicas y administrativas de la
unidad.
SISTEMA INTEGRADO DE REGISTROS
ESTUDIANTILES: ULA-SIRE
El sistema ULA-SIRE es un conjunto integrado
de subsistemas informáticos que
brindan apoyo a las Oficinas de Registros
Estudiantiles de la Universidad de Los
Andes. Su implantación apunta a
la automatización de los procesos,
mejor integración de la información
y a la toma de decisiones en forma más
ágil y oportuna. En la O.R.E de
la FCFA fue implantado en el año
2005 y dispone de los siguientes módulos:
1. Sistema de Apoyo a la Coordinación
del Proceso de Inscripción (ACPI):
• Planificación de periodos
lectivos:, creación de periodos
lectivos, asignaturas abiertas en el periodo,
disponibilidad de aulas, secciones y horarios
de clase, estadísticas de inscripción.
• Control de Carreras y Planes de
Estudio.
• Control de acceso a usuarios.
• Sistema de Reportes: estadísticas
y reportes globales.
• Sistema de Control de Tablas Básicas.
2. Sistema de Registro y Control de Calificaciones:
Subsistema que permite a la O.R.E. el
control del registro de notas e impresión
de la planilla PRC.
3. Sistema de Pago de Matricula Estudiantil.
4. Sistema de Consulta para Profesores:
Permite a los profesores activos, el acceso
en tiempo real a sus listados de alumnos
inscritos y sus horarios de clases desde
el momento mismo de la inscripción.
5. Sistema de Registro de Notas para Profesores.
Permite a los profesores al finalizar
cada periodo académico, el registro
directo en la base de datos de las calificaciones
obtenidas por sus estudiantes y la impresión
inmediata de los formatos físicos.
6. Sistema de Consulta para Estudiantes:
Permite a los estudiantes el acceso en
tiempo real a sus datos básicos,
plan de estudio, notas obtenidas, asignaturas
inscritas y horario de clases.
7. Sistema de Inscripción para
Estudiantes: Permite a los estudiantes
realizar en línea inscripciones
de asignaturas y solicitud de reclamos.
El sistema valida el cumplimiento del
régimen de prelaciones y las cantidades
máximas permitidas de cupos por
sección, colisiones en el horario,
unidades de crédito y asignaturas
a inscribir.
Entre sus muchas bondades el sistema
ULA-SIRE cuenta con mecanismos para:
•
Permitir auditar los sistemas.
•
Garantizar el cumplimiento de los
reglamentos y normas establecidas.
•
Emitir estadísticas reales
sobre la matricula estudiantil.
•
Emitir estadísticas reales
sobre los periodos lectivos finalizados.
•
Atender y soportar los requerimientos
técnicos de la O.R.E.
